Wiele przedsiębiorstw próbuje wybrać najlepsze narzędzia do zarządzania danymi o klientach, a jednym z a najczęstszych wyborów jest zwykły arkusz Excela. Może się wydawać, że w szybki i darmowy sposób można stworzyć prosty CRM w Excelu, to jednak zdecydowanie lepszym i skuteczniejszym rozwiązaniem jest Inflow CRM. W tym artykule omówimy, dlaczego używanie Excela lub arkuszy Excel jako CRM nie jest dobrym pomysłem. Przedstawimy również przegląd alternatywnych rozwiązań.
Ograniczenia Excela jako CRM
Bez wątpienia, Excel jest potężnym instrumentem, który umożliwia gromadzenie, analizowanie oraz przedstawianie informacji. Niemniej jednak, jego wykorzystanie jako CRM może skutkować wieloma komplikacjami. Przede wszystkim, Excel nie został stworzony z myślą o byciu specjalistycznym narzędziem do zarządzania relacjami z klientami.
To implikuje, że brakuje mu specyficznych funkcji, które ułatwiłyby działania w tym obszarze, na przykład automatyczne przydzielanie zadań czy monitorowanie interakcji z klientami. Zbudowanie prostej bazy klientów w Excelu może wydawać się proste, ale z biegiem czasu odkryjemy, że takie rozwiązanie nie jest skalowalne czy elastyczne.
Ponadto współpraca za pomocą Excela może okazać się skomplikowana, zwłaszcza dla większych zespołów. Nieistnienie kontroli wersji, problemy z równoczesnym dostępem do pliku przez wielu użytkowników oraz zagrożenie utraty danych sprawiają, że zarządzanie relacjami z klientami staje się nieuporządkowane i niewydajne.
Ryzyko utraty danych i problemy z bezpieczeństwem
Zarządzanie bazą klientów za pomocą Excela może skutkować sytuacją, gdzie istnieje zwiększone ryzyko utraty informacji. W sytuacji, gdy konkretny arkusz zostanie zniszczony, niespodziewanie usunięty lub zarażony przez złośliwe oprogramowanie, może dojść do utraty kluczowych informacji o klientach. Co więcej, przechowywanie danych w Excelu stawia je wobec ryzyka nieautoryzowanego dostępu, co może skutkować wyciekiem wrażliwych informacji.
Systemy CRM, takie jak Inflow CRM, dostarczają zaawansowane funkcje związane z bezpieczeństwem, na przykład szyfrowanie informacji, generowanie kopii zapasowych oraz kontrolę dostępu do danych. Dzięki temu można mieć pewność, że informacje są zabezpieczone i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Brak wsparcia technicznego i aktualizacji
Innym kluczowym czynnikiem, mającym wpływ na wybór odpowiedniego systemu CRM, jest dostępność wsparcia technicznego oraz aktualizacji. Excel, będąc oprogramowaniem uniwersalnym, nie zapewnia wsparcia technicznego ani aktualizacji dedykowanych do funkcji CRM. Gdy napotykają problemy związane z zarządzaniem relacjami z klientami, użytkownicy zmuszeni są zdać się na powszechnie dostępne źródła informacji lub samodzielnie rozwiązywać napotkane trudności.
Z drugiej strony, specjalistyczne oprogramowanie CRM, jak na przykład Inflow CRM, gwarantuje wsparcie techniczne oraz regularne aktualizacje, które wprowadzają nowości, ulepszenia i korekty błędów. To umożliwia użytkownikom koncentrację na swoich zadaniach, z pewnością, że system CRM działa efektywnie i jest zawsze na bieżąco.
Podsumowanie
Mimo iż na początku Excel może sprawiać wrażenie dobrego narzędzia do zarządzania relacjami z klientami, nie jest to najdoskonalsze rozwiązanie, szczególnie patrząc na to z długoterminowej perspektywy. Brak funkcji dedykowanych do CRM, kwestie związane z bezpieczeństwem danych, komplikacje w pracy zespołowej oraz nieobecność wsparcia technicznego sprawiają, że wykorzystywanie Excela czy arkuszy Google jako CRM jest nieefektywne i niesie ze sobą ryzyko.
W zamian warto rozważyć implementację specjalistycznego systemu CRM, takiego jak Inflow CRM, który oferuje szereg zaawansowanych funkcji, dostosowanych do wymagań zarządzania relacjami z klientami, i zapewnia niezbędne wsparcie techniczne oraz regularne aktualizacje. Takie podejście pozwoli na osiągnięcie lepszych efektów, podniesienie wydajności pracy oraz zabezpieczenie istotnych informacji o klientach.
